退職挨拶のメールはいつ書くか？実質業務最終日に送ればよいでしょう。
退職が決まった後に、退職日までは何をすればよいか不安になりますよね。その中で、職場への挨拶をどうしようと思う人もいるでしょう。
慣れ親しんだ人達や職場だけでなく、お世話になった方々、昔の上司やかつて在籍した職場の方々にはどうすればよいかと思うでしょう。いつ、どのタイミングで挨拶すればよいの？ 挨拶はメールでよいの？など意外と気になりますよね。
例えば、3月末日が退職日だとして、1か月前の2月末には退職は確定していて、退職届も出ていると思いますが、人事発令と社内一般公表は、退職の１～２週間前の3月中旬頃ということもあると思います。退職する際には、有給休暇を消化して、3月中旬少し前からは会社に出社せず、3月末日の最終日の手続きを残して休暇取得などという場合もあると思います。そんな時、人事発令は公表されてはいないが、もう有給休暇消化で、会社には来なくなるし、お世話になった皆さんに対して、自分が退職することを、どこまでオープンにすればよいかと考えてしまいます。職場の上長や上層管理職は、退職者の情報を知っているので話題にしても不自然ではないかもしれませんし、親しい仲間には内々に事情を伝えることもできるでしょう。しかし、仕事上の付き合いの関係部署の方々とか、客先、得意先となると情報開示は難しいかもしれませんね。そこまで気を使わなくてよいかもしれませんが、長年会社勤めした日本のサラリーマンにとって、長年過ごした職場のことは気になってしまうかもしれません。
私は、退職の人事発令が、公開されてなくても、有給休暇消化などで実質的に会社に来なくなる日の前日には挨拶を済ませておくのがよいと思います。「最終日には最後の挨拶をしますが、今日が実質最終出社日です」と伝えて、メールだけでも送って退職の挨拶をしてしまえばよいと思います。そうすれば、送別会も開きやすいでしょう。今どきは、コロナ禍の時代を経て、送別会もあまり行われないかもしれませんが。
また、仕事の引継ぎも、実際は何週間もかかるものもあったり、引継ぎメモを作ればすむとも限りません。引継ぎ相手には、内々に早く退職を伝えるのもありだと思います。日本の古い会社は、何をするにも書類が多いと思うので、引継ぎ書類を作るのも一苦労でしょう。やってきたことを、後進に分かりやすく伝えるようにまとめてくださいと上司に言われたりしそうです。有終の美や円満退社、この先良好な関係維持など気になるかもしれませんが、ここは、できることしかできないし、割り切って対処するしかないと思います。退職を決めた時から、仕事をフェードアウトしだして、新しいことには取り組まずに、これまでのまとめに徹するのが時間的に丁度よいと思います。
退職の挨拶メールですが、実際は実業務をする最後の日に、簡単なメールを関係した方々に送ればよいでしょう。内容は、これまでの経験に対するお礼と感謝を述べればよいでしょう。エピソードがあれば短く添えてもよいでしょう。悪いことは書かず、前向きに、今後の自分の指針も述べられる状況ならば、述べるとよいでしょう。辞めるに至った直近の経緯や再就職先などは書かずに、昔からお世話になったことと感謝の気持ちを綴って、気持ちよくお別れするのが無難だと思います。自慢話をしたり、強い意見を言ったり、改善点を指摘するのは、よくないと思います。最後まで、まあ平身低頭の方が、後もよい関係を残すにはよいかもしれませんね。
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